Introduktion

For at kunne ajourføre klubbens medlemsliste, er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig

Charlotte Jensen, tlf. 40 38 41 65, e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..

Dataansvarlig

Ærøske Motorveteraner.

Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du har udleveret til os i forbindelse med dit medlemskab i Ærøske Motorveteraner.

Disse personoplysninger behandler vi for, at kunne ajourføre vores medlemsliste og opkrævning af kontingent betaling, samt udsendelse af program og andre informationer.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne registrere dig som medlem af foreningen.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, e-mail
• Medlemsnummer

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet  https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til klubber eller enkeltpersoner uden for klubben. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til klubber eller enkeltpersoner uden for klubben, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

Informationssikkerhed

Vi arbejder for at beskytte klubben mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende i klubben:

• Antivirus på it-system, der behandler personoplysninger.
• Backup af it-system, der behandler personoplysninger.
• Den medlemsoversigt, som klubben har i dag og som bruges til at sende kontingentopkrævninger, programmer og div. andre informationer, er det kun kasserer, som tilser, at de data medlemmerne har opgivet om dem selv, holdes i et lukket forum.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger – kun kasserer.
• Vejledning til bestyrelse ang. Tavshedspligt vedr., at behandle personoplysninger.
• Ang. Bestyrelsen, har denne af egen fri vilje opgivet navn, adresse, telefonnummer og e-mail adresse. Dette er selvfølgelig for, at stå il rådighed for medlemmerne.
• Klubben offentliggør ikke på f.eks. hjemmeside: nye medlemmer og hvilke køretøjer de er ejer af.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores medlemmer.

Ændringer

Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde.

Revisionshistorik

Version                                   Note                                                 Dato                                         Redigeret af

1.                          Udkast Ærøske Motorveteraner                   12.05.2018                                     C. Jensen

2.                          Persondatapolitik godkendt af bestyrelse    20.05.2018                                     C. Jensen

LOVE FOR ÆRØSKE MOTORVETERANER

Stiftet den 25. januar 1996

§ 1. KLUBBENS NAVN

Klubbens navn er ”Ærøske Motorveteraner” og har hjemsted på Ærø. Klubbens adresse er til enhver tid formandens.

§ 2. KLUBBENS FORMÅL.

Klubbens formål er at skabe interesse omkring, at bevare og bruge historisk bevaringsværdige motorkøretøjer. At arrangere ture, møder, m.m. i en kammeratlig atmosfære.

§ 3. HVEM KAN OPTAGES SOM MEDLEM.

Alle som har interesse i køretøjer af ovennævnte kategori. I klubregi regnes et veterankøretøj for et mindst 25 års gammelt ditto.

§ 4. UDMELDELSE.

Udmeldelse kan kun ske ved årsskiftet og stiles til klubbens kasserer. Forinden skal evt. økonomisk mellemværende med klubben være afviklet. Manglende kontingent medfører automatisk tab af medlemskab. Eksklusion af et medlem kan foretages af bestyrelsen, såfremt dette medlem har overtrådt klubbens bestemmelser, eller gennem sin optræden har skadet klubben. En sådan beslutning kan appelleres ved førstkommende generalforsamling.

§ 5. KONTINGENT.

Kontingent forfalder 1/1 og gælder for et kalenderår og betales til klubbens kasser. Kontingentets størrelse forelægges af bestyrelsen og godkendes af generalforsamlingen.

§ 6. KLUBBENS REGNSKABSÅR.

Klubbens regnskabsår går fra 1/1 til 31/12. Det reviderede regnskab ligger til gennemsyn for medlemmerne på generalforsamlingen.

§ 7. BESTYRELSEN.

• Klubben ledes af en bestyrelse bestående af 5 medlemmer, som er på valg hvert andet år.
• Bestyrelsen konstituerer sig selv med 1 formand, 1 kasserer, 1 sekretær samt 2 medlemmer ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
• 2 Suppleanter, 1 på valg hvert år.
• 1 Revisor + suppleant på valg hvert år.
• Sekretæren fører referat af bestyrelsens møder og stiller referat til godkendelse.

§ 8. GENERALFORSAMLING.

• Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed. 
• Der indkaldes til ordinær generalforsamling en gang om året i februar måned. Generalforsamlingen offentliggøres i den lokale avis eller medlemsblad senest 14 dage før generalforsamlingen.
• Indkomne forslag skal skriftligt være formanden i hænde senest 7 dage før generalforsamlingen.
• Generalforsamlingen er beslutningsdygtig med det antal stemmer, der er til stede.
• Generalforsamlingen træffer beslutning ved almindeligt stemmeflertal.
• Den årlige generalforsamling afholdes efter følgende dagsorden.

• Valg af dirigent.
• Formanden aflægger beretning til godkendelse.
• Fremlæggelse af rev. Regnskab.
• Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer (lige årstal), 3 bestyrelsesmedlemmer (ulige årstal), samt valg af 1 suppleant.
• Valg af 1 revisor + 1 suppleant.
• Kontingent.
• Indkomne forslag.
• Eventuelt.

• Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes når:

• Bestyrelsen finder det nødvendigt.
• Mindst 20% af de stemmeberettigede medlemmer begærer det ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen, med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet.

• Indkaldelse til en af medlemmerne lovlig begæret ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 3 uger efter begæringens modtagelse. Indkaldelsen sker samme betingelser som til ordinær generalforsamling.

§ 9. KLUBBENS OPLØSNING.

Bestemmelse af klubbens opløsning kan kun træffes ved en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling og kun ved ¾ flertal af fremmødte i tilfælde af ekstraordinær er det flertal af fremmødte medlemmer. I tilfælde af opløsning tilfalder klubbens aktiver, så vidt mulig, ærøske klubber eller foreninger.

§ 10. TILFÆLDE, DER FALDER UDENFOR DENNE LOV.

Indtræffer der tilfælde, som ikke er behandlet i denne lov, er bestyrelsen berettiget til at handle efter skøn, under ansvar for generalforsamlingen.